Ekonomi

Arbetsmiljön vässar formen

Människor mår bättre och jobbar effektivare i ett välplanerat kontor, menar inredningsarkitekten Anders Östling. Just nu är trenden den flexibla arbetsplatsen men forskaren Christina Bodin Danielsson tror på det egna rummets revansch. Näringsliv har besökt tre företag som valt olika vägar till det nya kontoret.

Flytten för fyra år sedan var ett sätt för reklambyrån att växa upp, klippa sig och skaffa sig ett jobb.
Ungefär så beskriver Ivan Matanovic, creative director på Guts & Glory, det nya kontoret vid Gustav Adolfs torg i Malmö. Här på femte våningen har man utsikt mot två olika innergårdar och i väster skymtar Kronprinsens ljusblåa skepnad genom stora fönster.
– Man kan drömma och tänka att man är i Soho, skämtar Ivan Matanovic.
Det tidigare kontoret på Västergatan på Gamla Väster andades en mix av ”Hemma hos möter lantgård”.
– Rätt häftigt men vi kände att det fick vara slut på lekstugan. Vi ville skaffa oss en seriösare framtoning. I samband med flytten bytte vi namn från Glenn till Guts & Glory, vi började behandla oss själva mer som ett varumärke.
De tittade på lite olika alternativ, dels i Västra hamnen men också i Östra hamnen. Till sist blev det den loftliknande lokalen vid Gustav Adolfs torg, som då såg rätt risig ut.
– Det var lite av en utmaning att få det funktionellt. Allt är uppbyggt och skräddarsytt här efter våra önskemål, säger Ivan Matanovic och visar runt.
Takhöjden är imponerande, drygt fyra meter.
En speciell detalj är det upphöjda golvet i konferensrummet och den delen där personalen sitter.
– Genom att höja de golven med närmare två decimeter får man en svävande känsla som förstärks av belysning precis vid kanten. Det blir mer dynamiskt.
Nu har personalen vant sig men fortfarande spills en och annan kaffekopp ut av misstag när någon glömmer steget upp. Den senapsgula Bolonmattan skvallrar om en del incidenter.
Annars går det mesta av inredning i svart och vitt.
– Svart är vår färg och den senapsgula har vi valt som accentfärg.
Konferensrummet som internt kallas ”akvariet” går helt i svart och vitt. En whiteboard fyller en hel sidovägg och där finns också svarta danska designersnurrstolar och helsvarta väggar av OSB-skivor, en limpressad träfiberskiva.
Skivans struktur gör att den svarta färgen skimrar när ljuset når den.
De flesta idéerna och önskemålen kläckte personalen själva, men det mesta har förverkligats av inredningsarkitekten som anlitades, Åsa Dyberg, samt flera möbelsnickare.
Ivan Matanovic lovprisar hennes arbete.
– Det är bättre att lämna över vissa saker till proffs och hon är den stora hjältinnan. Vi har fått en modern nordisk design utan att snöa in på Arne Jacobsen, det hade liksom blivit för väntat och det ville vi inte ha. - Istället har fått in flera lokala aktörer, Ateljé Lyktan, Muuto och Zero Design för att nämna några.
– När vi är kreativa behöver vi breda ut oss ordentligt. Vi har vuxit och kontoret är nästan för litet för oss nu. Anslagstavlan är för liten.
Alla anställda sitter på den upphöjda delen, helt utan väggar.
– Den som behöver lugn kan låsa in sig i ett rum. Man blir lätt allas egendom när man sitter så här öppet, säger Ivan Matanovic.
Under hela arbetsdagen strömmar musik ut i högtalarna i taket.
– Den som kommer först på morgonen får välja. Här är musiken mer av en kuliss, förutom på fredagar då vi kör lite ”Gangsta Friday”. Man märker direkt när ljudet stängs av.
Telefonrummet är bara några kvadratmeter stort och är uppbyggt med en trappa med mjuka kuddar där det finns gott om plats att sitta.
– Det här är kontorets absolut populäraste rum när vi har fester. Jag tror vi har varit tjugo personer här som mest.
Vad har varit den största utmaningen med lokalen?
– Att man vill ha mycket ljus men ljuset får inte komma i konflikt med datorskärmen.
Christofer Nordström är grafisk -designer och har bara gott att säga om sin arbetsplats.
– Den är jättejättebra. Jag har alltid suttit så här, i öppna landskap nära kollegor, så hög ljudnivå är inget jag märker. Fördelen är att det är snabba puckar hela tiden, ropar man ”kan du hjälpa mig” så kommer folk direkt och man kan också lägga näsan i blöt eftersom man hela tiden ser vad de andra jobbar med, säger han.
En stor vägg bakom honom fungerar som anslagstavla, och den hör till Christofer Nordströms favoriter.
– Där sätter vi upp alla våra jobb som vi håller på med.
Anders Östling är vd för och grundare av Malmöbaserade Perfect Place, som hjälper företag med inredningsdesign och flyttprojekt.
Aktivitetsbaserade kontor är en ganska trendig lösning 2014, säger han. De senaste tre kontoren som hans företag designat – Mobengas, Kings och Fingerprints – är alla av typen flexibelt kontor.
– Ytor att mötas på, som matsal och lounge, och öppna kontorslandskap med fasta arbetsplatser och separata rum för samtal.
Inredningstjänsterna är efterfrågade.
– Vi har ökat kraftigt de senaste sex månaderna. Vi har siffror som vi hade i början av 2000-talet. Mycket beror nog på att Köpenhamn börjar gå bättre, det känns positivt på marknaden.
Anders Östling har femton års erfarenhet av inredningsbranschen och har lärt sig mycket på vägen. En av hans viktigaste lärdomar är att om det nya kontoret ska bli det lyft som företagsledningen vill, måste personalen få säga sitt.
– Ska man göra en stor förändring måste ledningen börja med att inspirera och hålla workshops där personalen på ett tidigt stadium får tycka till om hur det ska se ut. Vi brukar säga inspirera, engagera och genomföra, i den ordningen. Men tyvärr händer det ofta att ledningen redan är i genomförandefasen när personalen släpps in.
Alla kan inte få bestämma allting men vissa bitar kan absolut läggas ut på personalen.
– Om en avdelning på femton personer ska sitta ihop så bör de få vara delaktiga i processen. Personalen tänker ju ändå på det, lägger tid och kraft på att fundera över förändringen och det blir ju väldigt mycket felriktad energi.
Framför allt handlar det om att skapa lönsamhet över tid, menar Anders Östling. En bra arbetsmiljö där folk trivs får folk att prestera bättre.
– Därför ska man se det som en intäkt och en långsiktig förändring som håller över tid.
Ungefär samtidigt som reklambyrån Guts & Glory lämnade Gamla Väster, bestämde sig Gleerups Utbildning för att göra samma sak. Kontoret på Grynbodgatan hade blivit allt för opraktiskt och personalen interagerade knappt alls över avdelningarna eftersom man satt på fem olika våningsplan, berättar vd Åsa Steholt Vernerson.
2011 gick flytten till Öresundshuset på Hans Michelsensgatan nära Centralen. Många var skeptiska. På Gamla Väster hade alla eget rum, nu var planen att gå över till öppna landskap.
– En annan sak som många pratade om var läget, man tyckte det kändes ”off” med Öresundshuset. Men nu hör man inget om det, säger hon.
Det nya kontoret är 1000 kvadratmeter mindre men skrivborden är breda och känslan på de olika avdelningarna är att det finns gott om utrymme.
– Vi valde att flytta i juli månad. Så inför semestern fick alla packa ner sina saker och slänga allt de inte behövde. Det blev sju containrar med skräp. När personalen kom tillbaka från semestern fick de börja med att packa upp. Jag tycker vi planerade det väl, säger Åsa Steholt Vernerson.
Fick personalen tycka till om -flytten?
– Vi hade en representant för varje avdelning som fick prata ihop sig om hur de skulle sitta på det nya kontoret. Vi sitter traditionellt avdelningsvis men samhörigheten har ändå blivit bättre på grund av det öppna landskapet.
De vita väggarna pryds av hyllor med böcker med färgglada pärmar och omslag, alla från det egna förlaget.
Åsa Steholt Vernerson förklarar att man valt ljuddämpande material för väggar, golv och tak.
– Vi har isolerat med ljudklassade mattor, och det samma gäller för taken. Och så har vi sådana här ljudabsorberande tavlor, säger hon pekar på några kvadratiska motiv i grått och gult.
Det mesta av möblerna har följt med från kontoret på Gamla Väster.
– Vi försökte vara lite smarta där, säger hon.
I köket, som har blivit kontorets hjärta, sitter Annika Pennanen och diskuterar jobb med Kenneth -Göransson.
Åsa Steholt Vernerson stannar till och småpratar en stund.
– Annika har till och med skrivit en sång till vårt kontor.
– Ja jag gjorde det till en personalfest, den börjar ”jag trivs bäst i öppna landskap”, säger hon och skrattar, och tillägger att hon tvivlade lite först men nu trivs mycket bra.
Åsa Steholt Vernerson fortsätter att visa runt.
– Här träffar man folk, äter lunch, fikar, läser eller har fest. Vi har frukost varje tisdag morgon för personalen, och då träffas man från olika avdelningar. Det är väldigt trevligt.
För Gleerups finns det ett tydligt då och nu, kopplat till flytten.
– Vi hade en tuff period innan vi flyttade. Tidigare var vi ett traditionellt läromedelsföretag, nu är tjugo procent av vårt sortiment digitalt.
Sade ni upp folk före flytten?
– Nej, det hade vi gjort tidigare. Här ser vi tydligt hur bra lokaler kan bidra till en bra kultur, man ser varann, förr gick man uppför trappan och såg ingen annan.
– Det här blev en nytändning. Alla har fått en bättre arbetsmiljö, vi har en lägre hyra och vi har en fastighetsvärd som är engagerad i sitt hus och som kommer till undsättning när vi behöver det.
Längst in på marknads- och försäljningsavdelningen har vd Åsa Steholt Vernerson sitt skrivbord.
– Här snackas det en del, här kör vi snabba puckar, lite mer ad hoc. Men det är olika kulturer från rum till rum.
Har ni några problem med lokalerna?
– Nej, inte egentligen, möjligen är det lite problem med ventilationen. Ibland är det lite för varmt eller för kallt.
Agneta Edman arbetar på avdelningen som jobbar med högskoleutgivning. När hon behöver vara i fred för att läsa manus kan hon sätta sig i ett tyst rum eller helt enkelt jobba hemifrån.
– Det är skönt att kunna läsa hemma, gör man bara det man behöver och planerar sin vecka väl är det inga problem.
På bageribolaget Pågens kontor utmed Lantmanna-gatan i Malmö finns absolut ingenting som stör ögat. En tunn stående träpanel fyller väggarna meter för meter, några enstaka bilder och konstverk pryder sina platser men de är inte många.
Panelen bildar ränder som ska föra tankarna till Pågens tidiga förpackningar. Väggarna bär installationer av växter med bland annat ormbunkar, kända för att sprida luftfuktighet omkring sig.
Men det mest slående är tystnaden, de annorlunda skrivborden och inredningen i sextiotalsstil. Överallt står helgjutna vita snurrstolar i plast. Några är äkta Tulpanstolar av Eero Saarinen, andra är nyare kopior.
– Folk som kommer hit brukar säga att det ser ut som ”Mad Men” möter ”Star Wars”, säger Boel Lagerwall, kommunikationschef på Pågen.
Kontoret ser gammalt ut men har faktiskt bara tre år på nacken.
– Vi hade ett kontor lite längre bort på området tidigare men det blev för trångbott. När vi flyttade hit tog vi med designen. De är en del av Pågens historia, förklarar hon.
Varje anställd har sitt eget speciella vita skrivbord med inbyggda skärmar på sidorna. Dessa är nya men ursprungsdesignen är ritad av den kände arkitekten Ralph Erskine.
– Fast vi kallar det pulpet, säger hon.
Heltäckningsmattan och den låga takhöjden bidrar till en mycket dämpad ljudmiljö.
– Akustiken är otroligt bra, skärmarna på pulpeterna ger också viss avskildhet. Sedan blir det en speciell vett och etikett eftersom man sitter i kontorslandskap. Man tänker sig för innan man ropar till någon, säger Boel Lagerwall.
Sussie Wiborn jobbar med konsumentkontakt på Pågen och sitter i vad hon beskriver som ”kontorets hjärta”. Hon har arbetat på Pågen sedan 1981 och minns tydligt det tidigare kontoret.
– Det nya är väldigt likt det gamla. Men vi är fler som sitter här, säger hon.
Varje person har i snitt cirka sexton kvadratmeter till sitt förfogande runt skrivbordet. Den totala kontorsytan är 8 537 kvadratmeter fördelat på 130 arbetsstationer och två våningsplan.
På andra våningen sitter ledningen, marknad- och säljavdelningen, inköps- och exportavdelningen.
När vd:n Tork Furhauge började på Pågen 2011 fattade han beslutet att flytta ut ledningen mitt i rummet.
– Tidigare satt vd:n i ett rum i hörnet, säger han och pekar på ett mörkt inglasat rum utan fönster.
– Jag vill inte sitta i ett akvarium. Som ledningsperson måste man vara synlig och till förfogande att ge input. Det blir bättre samarbete och vi blir mer av ett ”winning team” på det här sättet.
Tork Furhauge arbetade tidigare på Coca-Cola på Carlsberg.
– Där var det mer rörigt, en massa pr-material överallt. Här får man lov att ha vad man vill på sitt skrivbord men inte på några fler ställen.
Han har ett litet keramiktroll längst ut på kanten överst på skrivbordet.
– Det har min son gjort. Nu är han sjutton år, men det får fungera som visitkortshållare.
Frånvaron av konst på väggarna gör kontoret mer vilsamt för ögat, tycker Boel Lagerwall.
– Det blir mer ordning och reda och det inspirerar till struktur. Det beror kanske också på att vi har väldigt stränga hygienrutiner nere i bageriet, därför är det inga onödiga saker här uppe, säger hon.
Läget på Lantmannagatan kan tyckas lite ”off” men Pågenkontoret stannar.
– Vi vill ligga nära vår produktion, vi har inga planer på att flytta, säger Boel Lagerwall.
Susanne Jacobsson är receptionist och byter några ord med alla som passerar in och ut på företaget.
– Många besökare påpekar hur tyst det är här. Det är väl den vanligaste kommentaren.
När Anders Östling, vd för inredningsföretaget Perfect Place, pratar med företagsledningar om nya hyreskontrakt är lokaliseringen A och O. Läget måste vara så pass tilltalande att man kan attrahera ny personal och behålla den gamla.
– Vi flyttade ett danskt företag i Köpenhamn 5 kilometer. 15 procent av personalen slutade. Kontoret låg på fel sida av motorvägen och blev svårare att nå. När vi flyttade både Brio från Osby och Duni från Halmstad till Malmö tappade man kompetens. Det är en kalkylerad risk som företagen tar.
Hur hämtar du och din personal -inspiration?
– Vi besöker många kontor runt om i Europa och vi träffas i olika nätverk inom byggnad, design och inredning. Det händer väldigt mycket när man har kreativa möten. När man ville veta varför så många Nobelpristagare kom från just Cambridge visade det sig att en viktig faktor var alla möten som uppstod i kantinen.

Inne och ute i kontorsdesign

Ställen att mötas på, som lounger, pentryn eller matsalar, får inte glömmas bort. Det är något som inredaren Anders Östling trycker hårt på. ”Och allt som har med service att göra, till exempel kopieringsrum, hissar och parkeringsplatser till personalen.”
Hur är det med växter?
”Växter är absolut på väg tillbaka, men bara om de används på ett fiffigt sätt som växtväggar. Färgglada krukor och liknande funkar inte.”
Akvariet har åkt ut i kylan.”Det var jätteinne på åttiotalet, nu ser man dem inte längre. Ett akvarium kan fungera bra i rum där man söker rofylldhet eller eftertänksamhet.”

En bra ljudmiljö ger mer koncentrerade anställda

Enligt Helena Jahncke, forskare vid Högskolan i Gävle, som disputerat om ljudmiljöer på kontor, lägger arkitekterna ofta mycket fokus på det visuella, och mindre på ljuddämpande åtgärder. ”När man frågar personal klagar ofta på ljudmiljöer än andra aspekter.”

I avhandlingen Cognitive Performance and Restoration in Open-Plan Office Noise har Jahncke undersökt hur bakgrundsljud påverkar arbetssituationen i öppna kontorslandskap.

Försökspersoner sattes i olika simulerade kontorsmiljöer och slutsatsen blev att prestationstappet kan bli mellan 2-10 procent beroende arbetsuppgifter och på hur högt kollegorna talar i bakgrunden.

Jahncke vill framöver undersöka hur aktivitetsbaserade kontor påverkar personalen. ”Det finns inte så utbredd forskning på det.”

Gå till toppen