LUND. Data- och systemvetaren Eva Sjöqvist disputerade nyligen vid Stockholms
universitet på en avhandling om e-postanvändande i sex organisationer.
Vissa saker var kända redan innan hennes forskning. Till exempel att det nu
informeras mer än någonsin på svenska arbetsplatser. Kanske mer de anställda
behöver. Å andra sidan är det kanske inte för mycket pling i inkorgen som är
det stora problemet.
– Det inkommande flödet kan man ju stänga av om man vill. Mer stressande tror
jag kravet på att svara snabbt - förväntansöverflödet, kallar jag det - som
all e-post för med sig. Det gör också att många kollar sin e-post hemifrån,
säger Eva Sjöqvist.
En annan reflektion är bristen på just reflektion. Anställda och chefer
e-postar mer än någonsin. Men det är sällan man funderar över när e-post är
bästa sättet att kommunicera – och när andra metoder fungerar bättre.
– En del kanske istället läggas på intranätet, där den som vill kan läsa.
Skickar man ut det till alla känner man mer press att ta del av innehållet,
vare sig man behöver eller ej, säger Eva Sjöqvist.
E-post är av naturen kortfattad och enkelt skriven. Det gör att läsaren har en
tendens att ofta själv mentalt fylla i det som fattas, alltså läsa in
innebörder i e-posten som kanske inte finns där. De "sociala
ledtrådarna" saknas - något som gör humor och ironi svårhanterbart
i e-postform.
– Överhuvudtaget är e-post och känslor är en dålig kombination, menar Eva
Sjöqvist.
Eva Sjöqvist undersökte e-postanvändande på bland annat en
utbildningsförvaltning i Gotlands kommun, på Svenska Spel och på Destination
Gotland AB, ett rederi. En iakttagelse var att många datoranvändare, även
personer som mailar dagligen, fortfarande är ganska dåliga på att ta till
sig dataprogrammens möjligheter. Konsekvensen blir onödig stress.
– Andra arbetsverktyg får man ju vidareutbildning i. Det ses som en
självklarhet att man ska kunna hantera sina dem. Men e-posten är fortfarande
något man får lära sig hantera på egen hand, säger Eva Sjöqvist.