Vi har förtydligat vår personuppgiftspolicy. Vill du veta mer om hur vi hanterar personuppgifter och cookies - läs mer här.

Flexkontor passar inte för alla

Kontorsytorna krymper, kontorslandskapen blir allt öppnare – och trängre. Fler arbetsgivare hakar på trenden med aktivitetsbaserade flexkontor, där ingen har sin egen fasta plats.

Stockholms landstingsförvaltning flyttade i vintras in i ett flexkontor. Där saknas vanliga skrivbordsplatser till en fjärdedel av personalen. De dagar alla är på plats får den som kommer sent nöja sig med en plats i de små, fönsterlösa tysta rummen. Nu har personalens missnöje lett till att de som vill ska få tillbaka egna fasta arbetsplatser, och kontorsytan ska snarast möjligt byggas ut igen.Bild: Foto: Sveds Signe Söderlund
– Flexkontor passar inte alla verksamheter, påpekar arbetslivsforskaren Susanna Toivanen.
Hon har just avslutat ett treårigt forskningsprojekt om kontorsutveckling tillsammans med byggföretaget NCC. Sakkunskapen om hur arbetsmiljön påverkar de anställda väger ofta för lätt i arbetsgivarnas beslut, anser hon:
– Vi vet att kontorslandskap av vissa typer och storlekar upplevs som väldigt störande och drar ned personalens prestationer. Ändå är det sådant som ofta byggs när arbetsgivarna vill vara moderna och samtidigt spara pengar.
Det aktivitetsbaserade flexkontoret innebär att kontoret delas upp i zoner: arbetsstationer med skrivbord, tysta arbetsrum, chattboxar för telefonsamtal, mötesrum och kök. Varje dag ska arbetsplatserna rensas, i många fall varje gång den anställde är borta mer än en timme. Arbetsmaterial och personliga tillhörigheter får personalen förvara i ett skåp.
Flexkontor innebär också ofta att antalet arbetsplatser är något mindre än antalet anställda: arbetsgivaren räknar med att några är ute hos kund, på tjänsteresa, vabbar, eller arbetar hemma.
Flexkontoren började införas på konsultföretag, där personalen är på kontoret några dagar per vecka.
– Men när nu också arbetsgivare med en mindre rörlig arbetsstyrka börjar flytta från traditionella kontorsmiljöer till aktivitetsbaserade ytor kan man nästan räkna med att det kommer att innebära problem, menar Susanna Toivanen.
För ett år sedan flyttade ett par hundra anställda på Myndigheten för samhällsskydd och beredskap till flexkontor på Fleminggatan i Stockholm. Många har klagat på ljudstörningar, men även allergier, som förvärrats när till exempel kattallergiker ska dela plats med kattägare. Den som kommit senare på morgonen har ibland bara hittat plats i de tysta rummen, där de inte kunnat besvara telefonsamtal.
Om några månader flyttar 1 200 anställda vid Försäkringskassans huvudkontor till flexkontor vid Telefonplan. Facket varnar för att det kommer att leda till ökad stress för en redan hårt pressad grupp.
I vintras flyttade Stockholms läns landstings avdelning för tillväxt, miljö och regionplanering, 45 handläggare och administratörer till flexkontor på ungefär en tredjedel av ytan vid Norra Station. Flytten sparade närmare fem miljoner kronor årligen. Men nu tvingas man backa på flera punkter.
På det nya kontoret var skrivbordsplatserna 25 procent färre. Är alla på plats måste några sitta i de små, fönsterlösa tysta rummen. Många har tyckt att trängsel och ljud stört deras koncentration så mycket att de hellre arbetar hemma.
Barbro Städje är fackförbundet Visions företrädare. Hon påpekar att hon och de andra administratörerna nästan jämt är på kontoret, arbetar mycket med papper och därför behöver ha sina fasta arbetsplatser.
– Nu har ledningen sagt att de som tycker sig behöva det ska få egna platser, och att vi sedan ska försöka få en större yta här i huset, säger hon.

Tänk på detta inför förändringar i kontorslandskap

Susanna Toivanens råd till arbetsgivare som vill göra om i kontorslandskapet.
Haka inte oreflekterat på kontorsdesigntrender bara för att ”alla andra gör det”.
Fundera över om till exempel flexkontor med aktivitetsbaserade ytor verkligen är rätt för just er verksamhet.
Börja i mycket god tid.
Se till att allas röster blir hörda.
Ta fasta på personalens önskemål och farhågor.
Innan man ens funderar på att flytta ska man skanna företagets befintliga kontorslokaler och göra en undersökning bland medarbetarna: Hur fungerar de lokaler vi har i dag? Vad är bra och vad är mindre bra? Stöttar dagens kontorslösning vår verksamhet? Om inte, vad är problemet och vad behöver ändras?

Svårt att hålla koncentrationen

I en studie som Stressforskningsinstitutet gjorde 2012 tyckte 21 procent av de tillfrågade mycket illa om öppna kontorslandskap. 32 procent svarade ”ganska illa”, 24 procent ”varken illa eller bra”, 19 procent ”bra” och 4 procent ”mycket bra”.

Den sämre koncentrationen är det problem som de flesta påtalar i samband med kontorslandskap.

Regler behöver vara tydligare i kontorslandskapet. Hur och var talar man i telefon? Hur och var talar man privat med en kollega?

Integriteten utmanas när medarbetare kan känna sig ständigt iakttagna av chefer och kolleger.

Gå till toppen